オフィスの電話と言えばビジネスフォンですが、最近は人気クラウドサービスの一つとして「クラウドPBX」が注目されています。クラウドPBXを使うと通信費の削減にもなりますし、業務効率化にもつながります。
この記事ではクラウドPBXがどういうサービスかを説明して、そのメリットをご紹介します。
１.クラウドPBXってどういうサービス？
クラウドPBXとは、簡単に言えばクラウド上のPBXサービスです。PBXとは構内交換機のことで、内線電話接続を管理する機械です。内線同士の接続や外線から内線への接続、内線から外線の接続などをまとめてコントロールします。この機能をクラウド上のサービスとして利用できるのがクラウドPBXです。
従来のPBXの問題点
これまでのPBXではPBXをオフィスに設置していたため電話回線工事の手間や費用がかかっていました。電話機や回線が増えたり減ったりするたびに事業者のサポートが必要でした。また内線の設定を変えるためにも事業者の助けが必要でした。さらにPBXを時々買い替える必要もあります。他にもPBXを設置する場所が取られるというデメリットもあります。
別の問題点はコスト面です。例えばある企業が本社といくつかの支社を持っているとします。東京本社と大阪支社、アメリカ支社間でプロジェクトの連絡を取り合うとしましょう。東京本社からアメリカ支社に連絡を取るには国際電話をかける必要があり、東京から大阪にかけるのにも国内通話料金が発生します。外回りをしている営業担当との連絡にも通話料金が発生します。
つまり支社間や営業、本社との連絡をすればするほど通話コストがかかるということです。一つ一つの通話はたいしたことはないとしても、多くの社員が毎日のように通話していれば月単位のコストはそれなりに膨らんでしまいますよね。
クラウドPBXはIP電話
クラウドPBXを活用すると、従来の加入電話ではなくIP電話システムを構築することになります。メタル線を使った音声・電気信号のやりとりをするのではなく、インターネットを使って音声データのやりとりをします。そのため詳しくは後述しますが、通話料金を大幅に抑えることができます。
クラウドPBXの初期費用の相場はだいたい10,000円くらいで、月額料金は5回線で1万円ほどです。
２.クラウドPBXを使うメリット
クラウドPBXは先述の問題点を解決するソリューションになります。クラウドPBXを使うことで以下のようなメリットが生まれます。
・回線や設定関連の変更が楽
クラウドPBXの場合はネットワーク上にPBX機能を配置することになります。そのため電話機や電話回線が増えたり減ったりした時、内線設定を変えたい時などに大掛かりな変更作業が必要ありません。工事業者を呼ぶのではなくWebブラウザからすべて管理することができます。すぐに変更が反映されるのもメリットです。
・コスト削減になる
クラウドPBXサービスの場合、物理的なPBXという機械を設置するわけではありません。そのためPBXを購入する必要がないのでコスト削減になります。さらに通話料金も削減できます。クラウドPBXで固定回線やスマホなどを内線設定すると端末同士の通話料が無料になるため、従来のPBXで支払っていた通信料金もかからなくなります。
さらに電話機を新たに購入する代わりにスマホを電話機代わりにすることも可能なので、導入費用が非常に安いというメリットもあります。場合によっては固定電話なしで通信環境を整えることすらできます。IP電話なので全国一律の通話料金になり（3分8円くらい）、遠い所に支社があるとしても問題ありません。
・工事が必要ない
PBXと電話機をつなぐ必要がないため、面倒な配線工事も必要ありません。これはコスト削減にもなりますしオフィスをすっきりさせることにもつながります。最初にサーバーの設定が必要となりますが、従来の通信設定にかかっていたコストと比べると割安です。
・すぐに導入できてメンテナンスフリー
Webから申込するとだいたい数営業日以内に開通するのであっという間に通信環境を整えることができます。さらにクラウドPBXのシステムはサービスを提供している会社がメンテナンスを行うので企業がメンテナンスのことを色々心配する必要はありません。
・業務効率化
オフィスの移転をする時には移設工事や撤去工事が必要になる場合があります。しかしクラウドPBXの仕組みを使うとサービスインフラはインターネット上にあるので、新しいオフィスのネット環境を使って面倒な移設作業なしで業務を続けられます。さらに外出先でもネット環境があればオフィスにいるような通信環境になるため、場所にとらわれないスムーズな業務が実現します。
3 .まとめ
クラウドサービスの一環としてビジネスシーンで注目されているクラウドPBXは、今後様々なオフィスで導入が進むことが予想されます。導入の手間もなくコストも安いため、経費削減や業務の円滑化を目指しているオフィスは一度導入を検討してみると良いでしょう。
ここまでクラウドPBXについて簡単ではありますがご紹介させていただきました。
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従来のPBXとの比較や比較導入実績などがわかりやすく載っていてクラウドPBX導入を検討されている方、気になっている方の参考になるでしょう。是非チェックしてみてくださいね。
