ビジネスの場でMicrosoft社のWordやExcel、PowerPointなどのソフトは欠かせない存在ですよね。
そのMicrosoft社が提供する「Office365」を今回ご紹介します。
Microsoftのソフトといえば今までは製品を購入して各端末にインストールしていましたが、Office365はサブスクリプション方式のクラウド型サービスになります。
Office365には後で詳しく説明しますが5つの基本機能が備わっています。
それぞれの機能を活用すればオフィスのクラウド化が実現でき、コミュニケーション活性化や業務効率化に大きく貢献してくれるのです。
ここからは、Microsoft Office365の5つの基本機能の紹介と導入することでどんなメリットがあるのかご紹介します。
１.Office365とは？サブスクリプション方式のクラウド型サービス
（出典：Microsoft｜Office365）
「Office365」は、最新のグループウェアサービスとWordやExcelといったアプリケーションが使えるMicrosoft Officeがセットで利用できる法人向けサービスです。個人向けには「Office 365 Solo」が提供されています。
これまでMicrosoftの製品はそれぞれパッケージ購入して利用していましたが、Office365はサブスクリプション方式のクラウド型サービスになります。
【サブスクリプション方式のクラウド型サービスとは？】
ここで、サブスクリプション方式のクラウド型サービスって何？という方へ簡単に説明しておきます。
サブスクリプション方式とは、特定の製品やサービスを一定期間利用するために代金を支払う方式です。簡単には、契約期間を設定して月額料金を支払うことで利用できるので、初期費用が軽減できるメリットがあります。
次に、クラウド型サービスとは、インターネット上にサービス提供会社が用意したサーバーなどの空間にユーザーがインターネット経由でアクセスすることで様々なサービスが利用できるようになるほか、各種データが保存できるサービスになります。
まとめると、「毎月の利用料金を支払えばインターネット経由でサービスが利用できる」となります。
Office365も後で紹介する機能がクラウド上から提供されており、インターネット環境が整っていれば場所を選ばずに導入できるのです。また、クラウド型サービスなのでパッケージ購入が不要になり、初期費用が大幅に軽減できるとともにメンテナンスの手間も一切かかりません。
Microsoftで定期的に脆弱性（システム上の欠陥）を排除するためのアップデートが行われるので、ユーザーは常に最新バージョンの機能が利用できるメリットがあります。
２.Office365の5つの基本機能で業務効率アップ！
前項ではOffice365とはどんなサービスなのかご紹介しましたが、Office365は以下の5つの基本機能で構成されています。
- Exchange Online
- SharePoint Online
- Skype for Business
- Yammer
- Microsoft Office
以上の5つの機能で構成され、最後の➄Microsoft OfficeはWordやExcelといったアプリケーションになります。常に最新バージョンが利用できるとともに、1アカウントで最大5台の端末にインストールできます。
そこで、ここでは➄以外の➀～④までの機能について簡単に説明していきます。
➀Exchange Online
Exchange Onlineはメールの送受信やスケジュールの管理や共有ができる機能です。
クラウド型なので、インターネットが繋がる場所ならいつでもどこでもメールが利用できるほか、メールデータの自動バックアップ機能や誤送信防止機能まで備わっています。
スケジュール管理機能は、個人で利用するだけでなくグループ内での情報共有や施設の予約もできます。
➁SharePoint Online
SharePoint Onlineは情報共有と管理ができる機能です。
オフィス内の部署やグループごとにメンバー間でデータの共有がクラウド上できるため、共同作業を行いたいときに便利に利用できます。
心配なセキュリティ面もアクセス制御機能が備わっているので、外部に情報が漏れる心配もありません。さらに、保存データの自動バックアップ機能まで装備されているので、安心してグループ内で情報共有ができます。
➂Skype for Business
Skype for Businessはオンライン会議が行える機能です。
同機能をインストールした端末なら離れた場所でもインターネットに接続すればWEB会議が行えます。
WEB会議といえば1対1が基本ですが、この機能を利用すれば何と最大250人がスマートフォン、タブレット、パソコン、IP電話、会議室用システムを使用して会議に参加できるのです。それにより、一般的な会議でおなじみの交通費や宿泊費などの削減に貢献してくれます。
➃Yammer
Yammerは、社内利用に限定したSNSのような機能です。
社内のプロジェクトやテーマごとにグループ分けをして、そのグループ内でコミュニケーションが取りやすくなるほか、データ共有もできるので上輪う共有がスムーズに行えるようになります。
以上の5つの基本機能でOffice365は構成され、説明をご覧になって分かる通り、導入することで社内コミュニケーションが活性化するだけでなく、利便性が向上することで業務効率化にも効果的です。
基本はクラウド型サービスなので、インターネット環境され整っていれば導入できます。企業の規模に関係なくおすすめのツールなので導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回は簡単な説明だけでしたので、料金プランなど詳しく知りたい方は「Microsoft｜Office365」で確認をお願いいたします。
３.まとめ
今回はOffice365をご紹介しましたが、導入すれば社内コミュニケーションの活性化や業務効率化が実現できる可能性があります。
Office365はサブスクリプション方式のクラウド型サービスであり、インターネットが使える環境なら毎月の利用料金を支払えばご紹介した5つの基本機能が使えるようになります。
「社内コミュニケーションを活性化したい！」「業務効率を上げたい！」というオフィスでは導入を検討してみてはいかがでしょうか。
