仕事をしている方なら誰でも「メール」の送受信は行いますよね。
そのメールの送受信を制御しているのが「メールサーバー」と呼ばれ、現在はクラウド化が進んでいます。
大企業であれば自社でメールサーバーを構築して運用できますが、中小企業や個人の方は資金や技術的に難しいため、レンタルサーバーのメール機能が広く利用されています。
そこで今回は、「メールサーバーとは？」「メールをクラウド化するメリットは？」という方へ、メールサーバーの簡単な説明とメールサーバーをクラウド化するメリットや注意するポイントをご紹介していきます。
１.メールサーバーとは？クラウド型レンタルサーバーの利用が主流！
メールサーバーとは、文字通りメールの送受信を制御するサーバーです。
メールサーバーは単体の機器ではなく以下の2つのサーバー機能によって送受信が行われます。
- メール送信：SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）
- メール受信：POP3（Post Office Protocol Version3）
以上の2つのサーバー機能を合わせて「メールサーバー」と呼ばれています。
送受信が行われる流れや仕組みに関しては『カゴヤ・ジャパン｜メールサーバーとは？仕組み・役割をわかりやすく解説します。』こちらで詳しく書かれているので興味がある方はご覧ください。
クラウド型レンターサーバーのメールサービスの利用が主流！
現在主流になっているのがクラウド型レンタルサーバーのメール機能の利用です。
そもそも「クラウド」とは、インターネット上のサーバーなど空間にアクセスすることで各種サービスが利用できるほか各種データが保存できるサービスの総称です。利用するメリットの一つが、インターネット環境され整っていれば場所を選ばす利用できるということです。
先程も触れましたが、大企業などでは社内にメールサーバーを構築して自社内で運用していますが、個人や中小企業でサーバーを構築して運営するのは技術的にも経済的にも困難だといえます。
そこで、多くの企業や個人ユーザーの間で重宝されているのかクラウド型の「レンタルサーバー」です。
とくに有名でシェア率の高いレンターサーバーが以下の3社になります。
- XSERVER（エックスサーバー）
- GMO系レンタルサーバー（ロリポップ、heteml（ヘテムル）など30サービス以上）
- さくらのレンタルサーバー
この3社が国内シェアの大半を占めており、いずれも高機能で高速、高い安定性を誇っています。
メールサービスも独自ドメインのメールアドレスが取得できるほか、メールボックス容量やカウント数が無制限で利用できるなど充実しています。レンタルサーバーを借りれば初期費用や毎月の利用料金は必要になりますが、メンテナンスなど長期的に見ればお得になるのです。
そのため、今では大企業以外自社でメールサーバーを構築して運用している会社はいないのではないでしょうか。
２.メールサーバーをクラウド化するメリット
現在はメールサーバーをクラウド化する、正確にはクラウド型レンタルサーバーのメールサービスが一般的に利用されています。この項では、クラウド化を検討している方へメールサーバーをクラウド化するメリットと注意点をご紹介します。
メールサーバーをクラウド化するメリット
クラウド型サービスはインターネット経由で利用するサービスなのでその点でのメリットが大きいでしょう。
メリット➀ 初期導入費が抑えられる
自社でサーバーを構築しようとすれば、導入する機器で異なりますが最低でも10万円以上の初期費用が必要になります。また、社内ネットワークの設定費などを含めれば最低20万円以上かかってしまいます。
それがクラウド型サービスなら、初期費用は必要になりますが機器の用意が不要になるので、大幅に初期導入費が抑えられます。もちろんレンタルサーバーを借りれば月額利用料金は必要になりますが、メンテナンスなどの手間や費用が一切必要なくなるので、長期的に見れば安く抑えることができます。
メリット➁ 端末の容量消費の負担が減らせる
クラウド型レンタルサーバーを利用するとき、メールなどのデータは全て提供会社が用意したクラウド上のサーバーに保存されるため、自社の端末容量の負荷を減らすことができます。
また、万一自社の端末が故障して起動しなくなっても、データとクラウド上に保存されているので、データの消失が防げるメリットもあります。心配なセキュリティ面も、レンタルサーバーの多くは迷惑メールチェックや暗号化などの機能が充実しているので、安心して利用できます。
メリット➂ インターネット環境が整っていれば場所を選ばず利用できる
自社でサーバーを構築している場合、社内での利用に制限されます。
それがクラウド型レンタルサーバーはインターネット経由でメールサーバーにアクセスできるうえに、マルチデバイス対応なので外出先からでもスマホでメールが送信できるようになります。
以上のようにメールサーバーをクラウド化すれば、すべてインターネット経由でメールが送信できるようになるので、利便性が向上するとともに業務効率化にも大きく貢献してくれるのです。
３.まとめ
ビジネスマンなら誰もが利用するメールは「メールサーバー」の設置が必要になり、メールサーバーとは文字通りメールの送受信を制御するサーバーです。
自社でメールサーバーを構築するにはある程度の初期費用や保守費用が必要になるため、現在ではクラウド型レンタルサーバーのメールサービスの利用が主流になっています。
基本はインターネット経由で利用するサービスなので、メールサーバーをクラウド化することで初期導入費が抑えられるとともに、業務効率化にも繋がっていきます。
