最近よく聞くサービスにクラウドサービスがあります。クラウドはネットワーク上のサーバーを使って様々なサービスを利用できるシステムですが、様々なクラウドサービスを使うことで業務改善を達成することができます。

この記事では普段の業務の効率をあげるのに役立つクラウドサービスを2つご紹介したいと思います。

• 1．クラウドのおすすめサービス1:クラウド会計ソフト
• 2．クラウドのおすすめサービス2:クラウドPBX
• 3．まとめ

１.クラウドのおすすめサービス1:クラウド会計ソフト

まず紹介するのはクラウド会計ソフトです。会計はどの会社にとっても必要な部署ですが、会計ソフトだけでなくクラウドサービスとしても活用することができます。クラウド会計ソフトの場合、それぞれのパソコンにソフトをインストールする必要はなく、サービス提供会社に使用料を払うことで会計ソフトを利用できます。クラウド会計ソフトには以下のようなメリットがあります。

・セキュリティ度が高い
クラウドを利用することでパソコンの故障やウイルス感染などのリスクから守られるので、大切なデータをしっかり管理できます。

・最新機能をすぐに使える
クラウド型だと新しいソフトパッケージを使う購入してインストールする必要なく、常に最新バージョンを利用できるので最新機能をすべて使えます。

・バックアップが簡単
クラウド会計ソフトだと会社の端末ではなくクラウド上にデータを保管することになります。フラッシュドライブなどを使う必要なく、ネットワーク上にデータを保管・管理できるのでバックアップが簡単です。

・法律への対応が簡単
法律の改正によって会計のやり方などに変更が加わった場合、会計ソフトだと必要情報を更新する必要がありますが、クラウド会計ソフトなら自動的に更新されるので楽です。

クラウド会計ソフトの例

クラウド会計ソフトはいろいろありますが、一例として「freee」というソフトがあります。Freeeのサービス内容は料金は以下の通りです。

・freeeの費用
■スターター:980円/月(税抜)
確定申告書の作成・出力、銀行口座やクレカとの同期、請求書作成、メール・チャットサポート

■スタンダード:1,980円/月(税抜)
確定申告書の作成・出力、銀行口座やクレカとの同期、請求書作成、領収書写真からの仕訳データ自動取得、消費税申告、月次推移・資金繰り・売掛/買掛サポート、メール・チャットサポート

■プレミアム:39,800円/年(税抜)
確定申告書の作成・出力、銀行口座やクレカとの同期、請求書作成、領収書写真からの仕訳データ自動取得、消費税申告、月次推移・資金繰り・売掛/買掛サポート、メール・チャットサポート、電話サポート、税務調査サポート補償

２.クラウドのおすすめサービス2:クラウドPBX

クラウドPBXは通信設備系のクラウドサービスです。PBXとは構内交換機のことで、会社で使う複数の電話機を管理する機械の事です。この機能をクラウド上で提供するのがクラウドPBXです。クラウドPBXには以下のようなメリットがあります。

・導入コスト削減
従来のPBXは設備導入やメンテナンスなどに色々な手間がかかりましたよね。でもクラウドPBXだとネットワーク上で通信の管理をします。さらに電話機を購入する必要もなく、スマホなどを内線下して全国で接続することができるのでコスト削減が可能です。

・FAXもクラウド上で管理
従来のFAXの場合はいちいち紙に印刷して出力する必要がありましたが、クラウドPBXだと届いたFAXはメール転送できるので印刷せずに管理できます。外出先でもFAXをすぐに確認できると、営業周りが多い部署にいる場合など便利ですよね。

・通話料も安い
導入費用だけでなく通話料も安いのがクラウドPBXの特徴です。事業者によっても違いますが、例えば「アイネオ」という事業者の場合は市内通話3分間6.18円、県内市外通話6.47円、県外通話7.77円、携帯電話12.94円といずれもNTTのIP電話よりも安く通話料を抑えられます。

クラウドPBXの費用

クラウドPBXを提供している事業者の例として、先述の「アイネオ」の料金設定をご紹介したいと思います。

詳細は見積もりによって変わってきますが、アイネオでは登録ユーザーをオフィスユーザー、在宅ユーザー、営業(外出先)というようにカテゴリ分けすることができるので便利です。

3 .まとめ

IT化がどんどん進んでいる中で、クラウドサービスはいまやオフィスワークにも欠かせない存在になっています。様々なソフトウェアやハードウェアを購入してメンテナンスしながら使う時代から、クラウド上のサービスにアクセスして使う時代に少しずつシフトしてきているので、一度どのようなクラウドサービスを使って自社の業務を改善できるか検討してみると良いでしょう。